Wat wint een organisatie met professioneel toegepaste ergonomie?
Ergonomie is een vakgebied dat zich bezig houdt met de mogelijkheden en de beperkingen van mensen en met andere menselijke eigenschappen die relevant zijn voor het ontwerpen van arbeidssituaties (systeemergonomie) en van produkten (produktergonomie). Ergonomische adviezen leiden daarbij tot oplossing van knelpunten die door de organisatie zelf of de medewerkers, uw arbodienst of de arbeidsinspectie gesignaleerd zijn.
Kennisgebieden waar de ergonomie uit put zijn onder meer antropometrie en anatomie (eigenschappen menselijk lichaam), biomechanica, fysiologie, psychologie, technisch- en organisatieontwerp en statistiek. Een professioneel ergonoom combineert kennis van deze gebieden zo, dat aan alle eisen die u kunt stellen op het gebied van produktiviteit, veiligheid, gezondheid, welzijn, kwaliteit en efficiency voldaan wordt. Sommige van deze eisen zijn wettelijk of in normen vastgelegd, andere kunnen gewoon in uw voordeel werken: beter gemotiveerde medewerkers, minder uitval, minder afval, minder ongelukken, minder verzuim, samengevat meer produktiviteit. Voor uw organisatie betekent dat een positievere positionering op arbeids- en afzetmarkt.
Ergonomie is een vakgebied dat zich enerzijds bezighoudt met het ontwerpen van nieuwe arbeidssituaties en met het herontwerpen van al bestaande arbeidssituaties. Het doel daarbij is drieledig: Ten eerste moeten uw medewerkers efficiënt kunnen produceren, ten tweede moeten ze dat in een veilige en gezonde omgeving kunnen doen en ten derde moet u daarbij aan alle wet- en regelgeving voldoen.
Er kan hierbij uit twee invalshoeken gekozen worden. Er kunnen maatregelen getroffen worden die gericht zijn op de werksituatie en er kunnen maatregelen getroffen worden die gericht zijn op de werknemers. Verbetering van de werksituatie kan bovendien nog op twee manieren. Door verandering van de werkorganisatie of door verandering van de materiële werkomgeving, de werkplek. In alle gevallen staat bestrijding van de problemen aan de bron voorop.
Hoe kijken wij naar ergonomie?
In organisaties komen werkplekken voor in alle soorten en maten. Ze hebben gemeen dat er grondstoffen of informatie binnenkomen, bewerkingen worden uitgevoerd en produkten of informatie uitgaan. De efficiëntie waarmee dat gebeurt is afhankelijk van de kennis en kunde van de medewerkers maar ook van de inrichting van de organisatie en de inrichting van de werkplek.
Een werkplek is de plaats waar uw medewerker met machines of hulpmiddelen bewerkingen uitvoert. Die werkplek bestaat dus uit twee belangrijke elementen: de medewerker en de techniek. Tussen die twee bestaat een continue wisselwerking.
Ergonomische kennis maakt het mogelijk om deze wisselwerking zo optimaal mogelijk te laten verlopen. Daarbij speelt ook de omgeving waarin een en ander gebeurt een grote rol. Dat is de fysische omgeving (zoals licht, geluid, klimaat) maar ook de organisatorische- en psychosociale omgeving. In een schema ziet het er zo uit:
UCPG levert u kennis en adviezen met betrekking tot waarnemen (en mentale belasting), interpreteren en beslissen (opleiding en training) en handelen (fysieke belasting), alsook op het gebied van psychosociale en fysieke en fysische omgevingsfactoren. Daarbij staat de medewerker centraal en vinden veranderingen in eerste instantie plaats in techniek en organisatie. Als dat te duur of te moeilijk wordt een herverdeling van taken en hulpmiddelen voorgesteld.
Ergonomie als ontwerpdiscipline voor een (deel van een) produktieproces houdt rekening met het feit dat een verandering op één plek onmiddellijk gevolgen heeft voor het gehele proces. Daarom wordt vaak voor een brede benadering van de processen gekozen die van invloed zijn op het produktieproces.
Ergonomisch systeem ontwerp
Dingen achteraf aanpassen is altijd duur. Daarom is het verstandig om van het begin van een ontwikkeling af aan een professioneel ergonoom in het ontwerpteam op te nemen. De gehanteerde ergonomische systeemontwerp methode is een georganiseerde benadering van het besluitvormingsproces. Het gaat uit van de beschrijving van doelen en beoogd resultaat, omvat een functionele analyse, taakbeschrijvingen en ontwerp- en meetmethodologie. De organisatie geeft daarbij van te voren de grenzen zelf aan. Dat betekent dat de kosten van de inzet van de ergonoom, maar ook de kosten van hard- en software, zelf in de hand gehouden kan worden.
Geen goed ontwerp zonder toetsing en evaluatie. Daaruit zal zonneklaar blijken dat men tenslotte goedkoper uit is in termen van bruikbaarheid en onderhoud, over-all prestatie en werkbelasting, betrouwbaarheid en kwaliteit. Dit alleen al omdat de capaciteiten van het personeel optimaal benut kunnen worden.
Nou is lapwerk achteraf niet altijd te voorkomen en bovendien is er, als het goed gedaan wordt, vaak voor de toekomst van te leren. Laat daarom ogenschijnlijk “kleine” problemen ook door een professioneel ergonoom oplossen.
Het proces
Omdat iedere organisatie zijn eigen specifieke functies kent zijn wij voor een deel afhankelijk van samenwerking met de medewerkers van de organisatie. Het gaat in feite om een samenwerkingsproject. Om dit samenwerkingsproject te doen slagen wordt gebruik gemaakt van een stappenplan. Dit heeft een aantal voordelen:
– een stappenplan maakt het totale traject inzichtelijk (u en uw medewerkers weten wat er gaat gebeuren),
– een dergelijk plan geeft goed aan waar besluitvormingsmomenten zitten,
– in het stappenplan kan worden aangegeven wanneer de verschillende participanten hun inbreng leveren (er zijn bij een (her)ontwerp meerdere disciplines betrokken),
– het doorlopen van een stappenplan garandeert dat er geen witte plekken overblijven,
– door een stappenplan te gebruiken kunnen de kosten beter beheerst worden,
– achteraf is er met een dergelijk stappenplan betere controle mogelijk.
Nader bekeken ziet het stappenplan er als volgt uit:
De eerste stap: doelen en randvoorwaarden
De eerste stap is om samen met de organisatie te kijken naar het produkt en de wijze van produceren. De eisen die gesteld worden aan de kwaliteit en de kwantiteit van het produkt bepalen immers de wijze van produceren. Er wordt een ergonomische systeembeschrijving van het produktieproces gemaakt een programma van eisen en wensen opgesteld.
De organisatie geeft aan welke ontwerpruimte er bestaat, met andere woorden: wat mag de oplossing gaan kosten.
De aanleiding voor het zetten van deze eerste stap kan de uitkomst van een risico-inventarisatie zijn, maar het kan ook zijn dat men gewoon niet tevreden is met het produktieverloop. Dat kan zijn omdat machines te vaak uitvallen, omdat er teveel fouten worden gemaakt, omdat medewerkers te vaak ziek zijn of omdat ze vaak klachten hebben, of omdat het gewoon veel efficiënter kan.
De tweede stap: analyse
Als de uitgangssituatie is vastgelegd, is het zaak om de knelpunten aan te pakken. Een analyse van het produktieproces wijst uit welke deeltaken er verricht moeten worden. Produceren is in essentie een samenspel tussen mens en machine, waarbij machines of hulpmiddelen ingezet worden om taken uit te voeren die voor de mens inefficiënt, te moeilijk, te vervelend, te zwaar, te vuil of zelfs helemaal onmogelijk zijn. Om te bepalen welke taken dat zijn, moet men de mogelijkheden of beperkingen van de mens kennen. In combinatie met kennis omtrent uw personeel en de technisch-organisatorische omgeving wordt een nieuwe indeling gemaakt van taken, passend in de organisatie. Als dit plan compleet is, wordt een nieuw voorstel voor de derde stap gemaakt. Daarbij wordt rekening gehouden met wet- en regelgeving maar vooral met de mogelijkheden om te investeren in oplossingen.
De derde stap: het ontwerp / het advies
Uitgaande van doelen en randvoorwaarden die samen met de organisatie zijn geformuleerd, wordt bij voorkeur samen met deskundigen uit uw bedrijf, een nieuwe werksituatie ontworpen. Het gaat hierbij om op elkaar afgestemde werkplekken, hardware, interfaces, hulpmiddelen en omgevingsvariabelen.
Er wordt een compleet ontwerp voorgeschoteld, zo mogelijk met alternatieven, waarin zo weinig mogelijk aan het toeval wordt overlaten. Als er onzekerheden blijken te zijn wordt nader onderzoek gedaan. Het bouwen een mock-up of het uitvoeren van een simulatie behoort tot de mogelijkheden. Dit alles rekening houdend met de mogelijke baten die uit de gemaakte kosten kunnen voortvloeien. Daar waar een technische- of organisatorische oplossing geen totaal antwoord kan bieden biedt, kan middels training van de medewerkers de kennis of vaardigheden op het vereiste niveau worden gebracht.
De vierde stap: uitvoering
Wordt groen licht gegeven dan kan het veranderingsproces in gang gezet worden. UCPG verbouwt zelf niet maar kan het proces wel vanuit ergonomisch oogpunt begeleiden. Kleine aanpassingen in het ontwerp kunnen zo soepel opgevangen worden. Draait de zaak eenmaal dan het eindproduct geëvalueerd. De organisatie heeft er tenslotte recht op om te weten wat er uiteindelijk verbeterd is.
