Ieder mens verwerkt dagelijks grote hoeveelheden informatie, zowel in vrije tijd als tijdens het werk. Die verwerking is een complex proces van opname door de zintuigen, opslag en bewerking door de hersenen en vertaling naar bewegingen van armen, benen en andere lichaamsdelen. Aan het vermogen van de mens om op alle aangeboden informatie te reageren zijn echter grenzen: er is een bovengrens aan de verwerkbare hoeveelheid informatie en er is een ondergrens. Als de bovengrens bereikt wordt (overbelasting) gaan er dingen fout: mensen gaan stukjes informatie missen, het duurt langer dan normaal om informatie te verwerken en het goede antwoord te vinden, soms wordt het goede antwoord niet gevonden en worden er fouten gemaakt. Als zo’n toestand lang duurt raken mensen geïrriteerd en vermoeid en tenslotte kan het lichaam reageren met klachten of door ziek te worden. Maar ook als de ondergrens bereikt wordt (onderbelasting) kunnen er dingen fout gaan: men gaat zich vervelen, de aandacht verslapt en de mens gaat dingen verzinnen om zichzelf bezig te houden waardoor de eigenlijke taak in het gedrang raakt. Een vervelend gegeven is dat die boven- en ondergrens niet voor alle mensen gelijk is en dat die grenzen zelfs voor één persoon op verschillende ogenblikken kunnen verschillen. Dat laatste heeft te maken met vermoeidheid, concentratie, motivatie of alcoholgebruik, maar ook met de omgeving: bijvoorbeeld met lawaai, verlichting, tijdsdruk of tijdstip van de dag.
In een arbeidssituatie zijn dus twee gegevens belangrijk:
– Ten eerste: hoeveel informatie moet er in een taak per tijdseenheid verwerkt worden (denk ook aan piekbelastingen);
– Ten tweede: hoe groot is de verwerkingscapaciteit van de medewerker op het ogenblik dat die informatie verwerkt moet worden. Vaak doet de vraag zich voor hoe die eisen vanuit de taak en omgeving zich verhouden tot de (on)mogelijkheden van de medewerker.
Wat kan UCPG voor u doen om deze vraag te beantwoorden?
Uit jarenlang onderzoek zijn er een groot aantal factoren bekend die mentale over- of onderbelasting kunnen veroorzaken. UCPG kan uw arbeidssituaties op een rijtje zetten en onderzoeken of de prestaties van uw medewerkers te lijden hebben onder een of meer factoren daarvan. De keus van het criterium, kwaliteit versus kwantiteit, maken we samen met u. Wij voeren daarbij vaak een taakanalyse uit (wat moet er op welke wijze gebeuren) en peilt de mening van de medewerkers over de mentale taakbelasting zelf door middel van een algemene vragenlijst. Op basis van deze gegevens kan vaak al geadviseerd worden de informatie anders aan te bieden of de taak anders in te richten.
Maar er kan meer. De output van medewerkers kan vaak vrij eenvoudig gemeten worden (in hoeveelheden produkt per tijdseenheid in relatie met eventuele fouten die daarbij gemaakt worden). De mentale inspanning die medewerkers daarbij moeten leveren is minder eenvoudig objectief vast te leggen. Vragenlijsten voor dit doel geven helaas een subjectief beeld achteraf of zijn niet nauwkeurig genoeg om verschillen tussen een oude en een nieuwe situatie aan te tonen. Daarom gebruikt wij ook de hartslagvariabiliteit (HRV) meetmethode die van het ECG wordt afgeleid.
Deze methode gaat uit van lichamelijke (fysiologische) veranderingen die het gevolg zijn van mentaal belastende arbeid. In feite wordt de mentale efficiency van een medewerker gemeten: tegen welke inspanning wordt welke output geleverd. Van deze methode is aangetoond dat het heel goed mogelijk is om er verschillende informatieverwerkende taken in verschillende situaties met elkaar mee te vergelijken. Een voordeel is daarbij dat deze objectieve meting relatief eenvoudig in de praktijk uit te voeren is.
Stress
Mentale belasting en stress zijn niet hetzelfde, hoewel er in het dagelijks taalgebruik vaak weinig onderscheid wordt gemaakt. Stress is een algemener begrip dat de toestand aanduidt waarin iemand geraakt als hij of zij niet denkt te kunnen voldoen aan alle eisen die door de omgeving worden gesteld. Mentale overbelasting kan, samen met andere aspecten van psychosociale belasting, dus een van de oorzaken voor het ontstaan van stress zijn. Ook stress kan met behulp van de HRV-methode worden gemeten.
Functie-inhoud
Als gevolg van de ontwikkelingen in produktie- en administratiemethoden, de organisatie van het werk en als gevolg van de introductie van nieuwe technologieën, verandert de samenstelling van functies in het werk regelmatig.
Een belangrijk accent van het ergonomisch ontwerpen ligt mede hierdoor op het wijzigen of opnieuw samenstellen van een functie. De inhoud van een functie is sterk bepalend voor de manier waarop de werknemer zijn of haar werk ervaart en voor de produktiviteit. In het algemeen wordt gestreefd naar functies die als zinvol worden ervaren, geen aanleiding geven tot stress en leer- en ontwikkelingsmogelijkheden bieden. Met andere woorden de functie inhoud dient zo goed mogelijk te zijn afgestemd op de mogelijkheden en beperkingen van de werknemer. Bovendien moeten functies onderling goed op elkaar aansluiten. Dat geldt voor de aansluiting op functies op hetzelfde niveau en voor de aansluiting op leidinggevende functies.
Er bestaat een duidelijke relatie tussen functie-inhoud en stress. Een slechte functie met weinig afwisseling en contacten is stress-bevorderend. Daarnaast kan een functie-inhoud met weinig beïnvloedingsmogelijkheden (regelmogelijkheden) en een hoge werkdruk stress bevorderen. Stress wordt echter niet alleen veroorzaakt door de functie-inhoud. Mentale belasting en tijdsdruk zijn daarbij ook belangrijke factoren.
Het (her)ontwerpen van functies
Hoe wordt nu een functie of taak opnieuw samengesteld of gewijzigd? Zoals eerder vermeld bij de benaderingswijze, vindt vooraf een nauwkeurige analyse plaats van alle taken die binnen de werksituatie voorkomen. Deze analyse is mede gebaseerd op de kwaliteit en kwantiteit van het produkt dat geleverd moet worden. Op basis van criteria voor een goede functiesamenstelling worden de verschillende taken opnieuw toegewezen aan de betrokken medewerkers of het technische systeem. Dit laatste kan natuurlijk niet zomaar plaatsvinden; er wordt ook rekening gehouden met de plaats van de verschillende functies binnen uw organisatie. Met andere woorden: de functies moeten in samenhang worden ontworpen met de organisatie.
Efficiëntie
Tenslotte zal, naast de objectieve criteria voor het samenstellen van functies, sterk de nadruk gelegd worden op de efficiëntie van het (her)ontwerp van werksituaties. Uiteindelijk moet de totale ontwerpcyclus uitmonden in een optimaal ontwerp, voor zowel u als uw werknemers.
